Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Webapplikation „Digitales Arbeitsblatt“. Diese Plattform dient der digitalen Dokumentation von Projekten in der überbetrieblichen Ausbildung. Die Anwendung wird ausschließlich im Rahmen der überbetrieblichen Ausbildung im Bau-ABC Rostrup und ABZ Mellendorf eingesetzt.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist der:

Verein zur Berufsförderung der Bauwirtschaft Nord e.V.
Virchowstraße 5, 26160 Bad Zwischenahn
Telefon: 04403 / 97950
E-Mail: info@bau-abc-rostrup.de

Vertreten durch: Dipl.-Ing. M. Campbell und Dipl.-Pol. M. Lohe (Geschäftsführung)

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Thorsten Brendel
ViCoTec IT-Sicherheit und Datenschutz GmbH & Co. KG
Im Technologiepark 12, 26129 Oldenburg
E-Mail: datenschutz@vbb-nord.de

2. Zweck der Anwendung und Datenverarbeitung

Das Digitale Arbeitsblatt ist eine Web-Applikation (erreichbar unter my.ausbildung.cloud), die Auszubildenden ermöglicht, ihre Projektaufträge und Werkstücke während der überbetrieblichen Ausbildung digital einzusehen und zu dokumentieren. Lehrwerkmeister und Ausbilder können die Projektarbeiten begleiten, Kommentare hinzufügen, den Fortschritt verfolgen und abschließend bewerten. Hierdurch soll das handlungsorientierte Lernen unterstützt und die Ausbildung effizienter gestaltet werden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu dem Zweck, diesen digitalen Ausbildungsprozess bereitzustellen und zu betreuen.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

Bei der Nutzung des Digitalen Arbeitsblatts werden – je nach Nutzerrolle (Auszubildender oder eingeladener Betreuerin/Ausbilderin) – folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Stammdaten: Vor- und Nachname der Auszubildenden (sowie ggf. des/der eingeladenen Betreuers*in), Zugehörigkeit zum Ausbildungsbetrieb und zu Kursen, Ausbildungsbeginn und -dauer.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse (für Registrierung und Kommunikation), Telefonnummer und Mobilfunknummer (für Kontaktaufnahme und Notfallkontakt).
• Ausbildungsdaten: Angaben zum Ausbildungsverlauf, insbesondere Teilnahme an überbetrieblichen Ausbildungslehrgängen (ÜBA-Kursen), digitale Projektaufträge, Dokumentationen der Werkstücke sowie dazugehörige Kommentare und Bewertungen durch Lehrwerkmeister.
• Einwilligungsstatus Foto/Video: Ob eine Einwilligung zur Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen für Werbezwecke vorliegt oder nicht. (Hinweis: siehe auch Abschnitt Fotos und Videos unten)
• Bankverbindungsdaten: Bankverbindung (IBAN, BIC, Kreditinstitut und ggf. abweichender Kontoinhaberin), z.B. um etwaige Abrechnungen oder Erstattungen (z.B. von Fahrtkosten) im Rahmen der Ausbildung vornehmen zu können.
• Angaben Erziehungsberechtigte: Bei minderjährigen Auszubildenden werden Kontaktdaten eines gesetzlichen Vertreters erhoben (Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon, E-Mail), um im Bedarfsfall die Erziehungsberechtigten kontaktieren zu können.

Datenquellen: Einen Teil der Daten erhalten wir direkt von Ihnen. So melden Sie sich initial über ein Aktivierungsformular in der Anwendung an (mittels bereitgestellter Zugangsdaten/TAN) und können anschließend Ihr Profil ausfüllen bzw. aktualisieren. Bestimmte Stammdaten (wie z.B. Name, Kurszuordnung, Ausbildungsbetrieb) werden uns aus dem zentralen Ausbildungs-Portal bzw. dem internen Verwaltungssystem „UNIPLUS“ übermittelt, das im Rahmen Ihrer Anmeldung zur überbetrieblichen Ausbildung geführt wird. Alle in der Anwendung eingegebenen oder importierten Daten werden zentral in einer geschützten MongoDB-Datenbank auf einer Azure-Serverinstanz gespeichert.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Je nach Art der Daten und Zweck können unterschiedliche Rechtsgrundlagen zur Anwendung kommen:

• Vertragserfüllung/Ausbildungsdurchführung: Die meisten Verarbeitungen erfolgen, um Ihnen die Nutzung der Plattform zu ermöglichen und Ihre überbetriebliche Ausbildung durchführen zu können (digitale Bereitstellung und Betreuung von Ausbildungsinhalten). Hier ist die Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder ausbildungsbezogenen Rechtsverhältnisses).
• Einwilligung: Soweit wir bestimmte Daten für Zwecke verarbeiten, die nicht zur Erfüllung der Ausbildungsmaßnahme zwingend erforderlich sind, tun wir dies nur, wenn Sie uns eine freiwillige Einwilligung erteilt haben. Dies gilt insbesondere für die Nutzung von Foto- oder Videoaufnahmen zu Werbezwecken – hierfür holen wir vorab Ihre ausdrückliche Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO diese Einwilligung wird separat eingeholt. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe auch Ihre Rechte unten).
• Berechtigte Interessen: In einigen Fällen stützen wir die Datenverarbeitung auf ein berechtigtes Interesse unseres Ausbildungszentrums gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das ist etwa der Fall, wenn wir zur Gewährleistung der IT-Sicherheit Logfiles oder technische Nutzungsdaten auswerten, oder wenn wir bei minderjährigen Teilnehmern die Kontaktdaten von Erziehungsberechtigten nutzen, um im Notfall schnell reagieren zu können. Diese Interessen haben wir sorgfältig mit Ihren Rechten abgewogen.
• Rechtliche Pflichten: Sofern wir gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren – etwa aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrung von abrechnungsrelevanten Unterlagen) – erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

5. Fotos und Videos

Während der Ausbildung können gelegentlich Fotos oder Videos von Auszubildenden und ihren Arbeitsergebnissen erstellt werden, beispielsweise zur Dokumentation oder für die Öffentlichkeitsarbeit des Ausbildungszentrums. Wichtig: Die Verwendung von Foto- und Videoaufnahmen zu publizistischen Zwecken (z.B. auf der Website des Ausbildungszentrums, in Broschüren oder Social Media) erfolgt nicht ohne Ihre Zustimmung. Solche Aufnahmen werden ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung verwendet. Ihre Einwilligung zur Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen wird in jedem Fall separat eingeholt. Sie entscheiden freiwillig, ob Sie einer solchen Verwendung zustimmen möchten. Eine Verweigerung der Einwilligung hat keine negativen Auswirkungen auf Ihre Teilnahme an der Ausbildung oder Nutzung der Plattform.

6. Verwendung von Cookies und Analysediensten

Die Webanwendung verwendet Cookies ausschließlich in dem Umfang, wie es technisch notwendig ist. Insbesondere wird ein Session-Cookie eingesetzt, um Sie während der Anmeldung/Benutzung der Plattform zu identifizieren und die Authentifizierung aufrecht zu erhalten. Es werden keine darüber hinausgehenden Tracking- oder Analysedienste (wie z.B. Google Analytics o.ä.) eingesetzt. Wir nutzen auch keine Newsletter- oder Marketing-Dienste innerhalb der Anwendung. Es erfolgen nur erforderliche Transaktions-E-Mails (z.B. E-Mails zur Kontoaktivierung oder Benachrichtigungen innerhalb der Ausbildungsplattform), jedoch kein werbliches E-Mail-Marketing.

7. Empfänger der Daten und Weitergabe

Ihre Daten werden grundsätzlich vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Innerhalb des Vereins und des Ausbildungszentrums erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen – vor allem die zuständigen Lehrwerkmeister/Ausbilder, die Ihre digitalen Arbeitsblätter betreuen und bewerten.

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Beauftragte Dienstleister (Auftragsverarbeitung): Wir bedienen uns externer IT-Dienstleister für Entwicklung, Wartung und Betrieb der Plattform. Insbesondere wird die Software in Zusammenarbeit mit der Firma DeMa Software Solutions (Oldenburg) entwickelt und betreut. Mit diesem Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit DeMa Software Solutions, welcher sicherstellt, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und unter Wahrung der Vertraulichkeit verarbeitet werden. Ebenfalls wurde mit dem Hosting-Anbieter Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, da die Plattform auf Microsoft-Servern betrieben wird.
• Gesetzlich vorgeschriebene Weitergabe: Eine Übermittlung von Daten an staatliche Einrichtungen, Gerichte oder Behörden erfolgt nur, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (etwa im Rahmen von meldepflichtigen Ereignissen oder Prüfungen) oder wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.

8. Datenübermittlung in Drittstaaten

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt überwiegend innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union. Unsere Server-Infrastruktur für das Digitale Arbeitsblatt ist bei Microsoft Azure im Rechenzentrumsstandort Westeuropa (West Europe) gehostet. Somit werden personenbezogene Daten in der Regel nicht in Staaten außerhalb der EU/EWR übermittelt. Microsoft als Dienstleister ist an die EU-Standardvertragsklauseln gebunden, um auch im Fall eines Support-Zugriffs aus einem Nicht-EU-Land ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Abgesehen davon findet kein Transfer Ihrer Daten in Drittstaaten statt, es sei denn, Sie weisen uns ausdrücklich dazu an oder es besteht eine rechtliche Verpflichtung.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich zur Speicherung verpflichtet sind. Viele Daten (z.B. Ausbildungsdokumentationen) werden für die Dauer der Ausbildung benötigt. Sobald Ihr Ausbildungsverhältnis endet und kein weiterer Zweck für die Datenverarbeitung mehr besteht, werden die Daten – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Handels- oder Steuerrecht) entgegenstehen. Sollten einzelne Daten länger aufbewahrt werden müssen (etwa Abrechnungsdaten für buchhalterische Nachweispflichten oder zur Geltendmachung/Verteidigung von Rechtsansprüchen), werden diese entsprechend der gesetzlichen Vorgaben weiter gespeichert und anschließend gelöscht.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

11. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: Juli 2025