1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist der:

Verein zur Berufsförderung der Bauwirtschaft Nord e.V.
Virchowstraße 5, 26160 Bad Zwischenahn
Telefon: 04403 / 97950
E-Mail: info@bau-abc-rostrup.de

Vertreten durch: Dipl.-Ing. M. Campbell und Dipl.-Pol. M. Lohe (Geschäftsführung)

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Thorsten Brendel
ViCoTec IT-Sicherheit und Datenschutz GmbH & Co. KG
Im Technologiepark 12, 26129 Oldenburg
E-Mail: datenschutz@vbb-nord.de

2. Zweck der Anwendung und Datenverarbeitung

Das Teilnehmerportal my.bauakademie-nord.de ist ein geschütztes Online-Portal für Teilnehmende (Auszubildende und Weiterbildungsteilnehmende) sowie deren betreuende Ansprechpartner (z.B. Personalverantwortliche oder Ausbilder). Über das Portal stellen wir Ihnen eine zentrale Übersicht über gebuchte Ausbildungskurse und Weiterbildungsseminare zur Verfügung. Außerdem können Sie Zulassungsunterlagen hochladen, Ihr persönliches Profil (Kontakt- und Adressdaten) aktualisieren und erworbene Zertifikate/Qualifikationen herunterladen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu dem Zweck, Ihnen diese Portal-Funktionen im Rahmen Ihrer Ausbildung bzw. Weiterbildung bereitzustellen und die Verwaltung der Ausbildungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu ermöglichen.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Im Teilnehmerportal werden – je nach Nutzertyp (Teilnehmender oder Ansprechpartnerin) – folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Registrierungs- und Kontodaten: Bei der Registrierung und Kontoaktivierung im Portal erheben wir Ihre E-Mail-Adresse sowie – je nach Nutzerrolle – ggf. Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre geschäftliche Kontaktdaten (Telefonnummer). Diese Daten werden für die Einrichtung Ihres Benutzerkontos und die Authentifizierung im Portal benötigt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertragserfüllung für die Bereitstellung des Portals).
• Profil- und Kontaktdaten: Im Portal können Teilnehmende ihre persönlichen Kontaktdaten einsehen und aktualisieren. Dazu zählen insbesondere Name, Anrede, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, ggf. Adresszusatz, Land), Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse. Gegebenenfalls werden auch Ihr Geburtsdatum, Geburtsort und (falls zutreffend) ein früherer Geburtsname gespeichert, sofern diese im Rahmen der Ausbildung relevant sind. Diese Daten stammen in der Regel aus Ihrer Anmeldung zur Ausbildung/Weiterbildung und werden im Portal bereitgestellt, damit Sie sie verwalten und aktuell halten können. Zweck: Kommunikation mit Ihnen und aktuelle Verwaltung Ihrer Teilnehmerdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertrag/Teilnahmevertrag).
• Daten zu Ausbildungs- und Weiterbildungsverläufen: Im Portal werden Informationen zu Ihren gebuchten Kursen, Teilnahmen an überbetrieblichen Ausbildungslehrgängen (ÜBA), absolvierten Projektarbeiten sowie Besuchen von Weiterbildungsseminaren verarbeitet. Ebenso verwalten wir hier Daten zu Ihren Qualifikationen und Zertifikaten aus diesen Maßnahmen. Diese Daten erhält das Portal aus unseren internen Ausbildungsverwaltungs-Systemen (ERP-Systeme ANTRAGO für Weiterbildung und UNIPLUS für überbetriebliche Ausbildung) sowie aus Ihren Kursbuchungen (z.B. über das Seminarportal). Zweck: Bereitstellung einer Übersicht Ihrer Ausbildungs- und Weiterbildungshistorie sowie Nachweis Ihrer Qualifikationen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertrag – Durchführung der Ausbildung/Weiterbildung).
• Beschäftigungs- und Unternehmensdaten: Sofern Sie als Teilnehmende*r in einem Unternehmen angestellt sind, das Sie zur Ausbildung/Weiterbildung anmeldet, erfassen wir im Profil auch Angaben zu Ihrem Ausbildungsbetrieb/Ihrem Arbeitgeber. Dazu können der Name und die Anschrift des Unternehmens gehören sowie der Hinweis, dass Sie dort beschäftigt sind. Gegebenenfalls wird auch ein Ansprechpartner im Unternehmen mit Kontaktmöglichkeit (z.B. Telefonnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse für Rechnungsstellungen oder organisatorische Absprachen) im Portal hinterlegt. Zweck: Sicherstellung, dass die Ausbildungsmaßnahmen Ihrem Ausbildungsbetrieb korrekt zugeordnet sind, und Kommunikation mit dem Ausbildungsbetrieb (z.B. für organisatorische Rückfragen oder Rechnungsversand). Rechtsgrundlage: Für die Verarbeitung der Unternehmens- und Ansprechpartner-Daten im Rahmen Ihrer Ausbildung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Erfüllung unseres Ausbildungsvertrags mit Ihnen und/oder dem ausbildenden Unternehmen). Soweit wir Ansprechpartner-Daten von Unternehmensvertretern verarbeiten, erfolgt dies außerdem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, um eine effiziente Abstimmung mit Ihrem Ausbildungsbetrieb zu ermöglichen.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: Für die Abwicklung von Kursgebühren oder anderen Abrechnungen im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Dies umfasst z.B. die Rechnungsanschrift (Firma oder Name, Straße, PLZ, Ort) sowie eine Rechnungsemail-Adresse und ggf. weitere Angaben, die zur Rechnungsstellung erforderlich sind. Zweck: Erstellung und Versendung von Rechnungen für Kurse/Leistungen. Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO).
• Hochgeladene Dokumente (Zulassungsunterlagen): Im Rahmen Ihrer Ausbildung oder Kursbuchung kann es erforderlich sein, persönliche Dokumente über das Portal einzureichen – etwa Anmeldungs- oder Zulassungsunterlagen, Bescheinigungen oder andere Nachweise. Solche von Ihnen hochgeladenen Dokumente werden in unserem Dokumentenmanagementsystem DocuWare sicher gespeichert. Diese Dokumente können personenbezogene Daten wie z.B. Name, Geburtsdatum, Kontaktinformationen oder Qualifikationsnachweise enthalten. Zweck: Prüfung Ihrer Zulassungsvoraussetzungen, Dokumentation Ihres Ausbildungsfortschritts und Ablage wichtiger Nachweise (z.B. für Prüfungen oder Zertifikate). Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Ausbildungs-/Weiterbildungs-Verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Sofern Sie uns freiwillig zusätzliche Dokumente übermitteln, gilt dies als Einwilligung zur Verarbeitung dieser Inhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO), die Sie jederzeit durch eine Anfrage zur Löschung des Dokuments widerrufen können.
• Zertifikate und Qualifikationsnachweise: Im Portal können Sie Ihre Kurszertifikate, Abschlussbescheinigungen oder ähnliche Nachweise als PDF herunterladen. Diese werden von uns in elektronischer Form (ebenfalls via DocuWare Cloud) bereitgestellt. Die Zertifikate enthalten personenbezogene Angaben (typischerweise Name, ggf. Geburtsdatum, Kurs/Prüfungsinformationen, Ergebnisse). Zweck: Bereitstellung Ihrer erworbenen Qualifikationen und Archivierung Ihrer Abschlüsse, um Ihnen jederzeit Zugang zu Ihren Zertifikaten zu ermöglichen. Rechtsgrundlage: Die Speicherung und Bereitstellung Ihrer Zertifikate erfolgt zur Vertragserfüllung und im berechtigten Interesse sowohl Ihrerseits als auch unsererseits, Ihren Ausbildungserfolg nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DS-GVO).
• Authentifizierungs- und Nutzungsdaten: Für den sicheren Betrieb des Portals setzen wir ein zentrales Authentifizierungssystem (Keycloak) ein. Bei der Kontoaktivierung und beim Login werden neben Ihren Zugangsdaten auch technische Informationen erfasst, z.B. IP-Adresse des aufrufenden Geräts und Cookies zur Verwaltung der Login-Session. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Sie nach dem Login zu identifizieren und Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten – es kommen keine Tracking- oder Analyse-Cookies zum Einsatz. In den Systemprotokollen von Keycloak werden Login-Ereignisse mit Zeitstempel und zugehöriger IP-Adresse vorübergehend gespeichert. Zweck: Gewährleistung der IT-Sicherheit und Integrität des Portals (z.B. Schutz vor unbefugtem Zugriff, Fehlermanalyse). Rechtsgrundlage: Diese technische Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der sicheren Bereitstellung unseres Online-Portals gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
• Kommunikation und Support: Wenn Sie mit uns über das Portal oder die angegebenen Support-Kanäle kommunizieren (z.B. Support-E-Mail support@bauabc.de), verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten (wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und Inhalte Ihrer Anfrage. Zweck: Beantwortung Ihrer Fragen und Unterstützung bei Problemen. Rechtsgrundlage: Je nach Inhalt der Anfrage entweder Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO), soweit es um Ihre Portalnutzung oder Ausbildung geht, oder sonst unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

4. Verwendung von Cookies und Analysediensten

Wir nutzen keinerlei Dienste zu Werbe-, Tracking- oder Profilingzwecken. Ihre Daten werden nicht für Marketinganalysen verwendet und Sie erhalten von uns keine Newsletter oder Werbe-E-Mails über das Portal, sondern ausschließlich transaktionsbezogene E-Mails (z.B. Bestätigungen Ihrer Anmeldungen oder Informationen zu Ihrem Kurs).

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Es findet im Rahmen des Portals keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung mit Ihren Daten statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigt.

5.Empfänger der Daten und Weitergabe

Das Teilnehmerportal wird aus Sicherheits- und Leistungsgründen in einem europäischen Rechenzentrum betrieben. Konkret hosten wir die Anwendung bei Microsoft Azure im Regionalsegment Westeuropa (West Europe). Sämtliche Portal-Daten (Datenbanken und Anwendungsserver) liegen auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Microsoft agiert hierbei als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Mit Microsoft wurde ein Vertrag geschlossen, der den Schutz Ihrer Daten gemäß der DS-GVO gewährleistet.

Zusätzlich setzen wir folgende Software/Dienstleister ein, die bei der Bereitstellung des Portals beteiligt sind:

• DocuWare Cloud – ein Dokumentenmanagementsystem, das wir für die sichere Ablage von hochgeladenen Unterlagen und Zertifikaten nutzen. Die Speicherung erfolgt auf europäischen Cloud-Servern von DocuWare. Auch mit diesem Dienstleister besteht ein DS-GVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Keycloak – ein Identitäts- und Zugriffssystem, das auf unseren Servern (Azure-VM) betrieben wird. Keycloak verwaltet die Anmeldedaten und Zugriffsrechte der Nutzer. Die dafür genutzte Benutzerdatenbank (PostgreSQL) speichert Ihre Account-Daten (Name, E-Mail, Passwort-Hash, etc.) für die Authentifizierung. Keycloak setzt notwendige Cookies und protokolliert Anmeldeereignisse wie oben beschrieben, jedoch werden diese Daten nicht an den Anbieter des Systems weitergegeben, da wir Keycloak in eigener Verantwortung hosten.
• Interne Fachanwendungen (ANTRAGO, UNIPLUS) – hierbei handelt es sich um unsere vereinsinternen Verwaltungsdatenbanken für Ausbildungs- und Weiterbildungsdaten. Personen- und Kursdaten werden aus diesen Systemen in das Portal übernommen oder bei Änderungen von dort synchronisiert. Diese Systeme laufen in unserem geschützten internen Netzwerk und dienen uns als Primärdatenquelle für Ihre Ausbildungsdaten. Ein Zugriff von außen ist nicht möglich; der Datenaustausch erfolgt über gesicherte Schnittstellen.
• DeMa Software Solutions – Dies ist unser externer IT-Dienstleister, der das Portal technisch entwickelt und betreut (Software-Entwicklung und Integrationsdienstleistungen). Im Rahmen dieser Tätigkeit kann DeMa als Auftragsverarbeiter gelegentlich Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, jedoch ausschließlich nach unserer Weisung und für technische Zwecke (Fehlerbehebung, Wartung). DeMa Software Solutions (August-Hanken-Straße 24, 26125 Oldenburg) ist vertraglich auf Datenschutz verpflichtet.

6. Datenübermittlung in Drittstaaten

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt überwiegend innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union. Unsere Server-Infrastruktur für das Digitale Arbeitsblatt ist bei Microsoft Azure im Rechenzentrumsstandort Westeuropa (West Europe) gehostet. Somit werden personenbezogene Daten in der Regel nicht in Staaten außerhalb der EU/EWR übermittelt. Microsoft als Dienstleister ist an die EU-Standardvertragsklauseln gebunden, um auch im Fall eines Support-Zugriffs aus einem Nicht-EU-Land ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Abgesehen davon findet kein Transfer Ihrer Daten in Drittstaaten statt, es sei denn, Sie weisen uns ausdrücklich dazu an oder es besteht eine rechtliche Verpflichtung.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Bitte beachten Sie, dass wir in bestimmten Fällen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Vorgaben) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestimmte Daten länger speichern müssen. In solchen Fällen werden die Daten jedoch für andere Zwecke gesperrt.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

9. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: Juli 2025